Con la información financiera así estructurada y disponible, se optimiza la gestión del área y de la administración en general, ya que adicionalmente se pueden proyectar escenarios que posibiliten la continuidad en la prestación del servicio de energía eléctrica dentro del área de concesión de la Empresa.

Empresa Eléctrica Quito S.A.

Desafío

Con orígenes que datan desde 1894, Empresa Eléctrica Quito (EEQ) provee energía eléctrica a los habitantes y las organizaciones situadas en la provincia de Pichincha y parcialmente de aquellos de las provincias del Napo, Imbabura y Cotopaxi, en la República del Ecuador, Sudamérica.

EEQ cuenta con aproximadamente 1,500 colaboradores y proporciona el servicio de energía eléctrica a cerca de 800 mil clientes. Su estructura orgánica está constituida por diversas áreas operativas y administrativas, sus ingresos anuales y respecto del año 2007 ascendieron a US $229 millones de dólares.

Certificada con las normas internacionales ISO 9001 2000, EEQ apoya el desarrollo integral de Quito y su región, suministrando energía limpia y de bajo costo para dinamizar el aparato productivo y mejorar la calidad de vida de los habitantes. La continuidad de su servicio es fundamental para cumplir esta promesa.

Una de las premisas planteadas para lograr dicho objetivo es la de contar con la información exacta e inmediata para la correcta gestión de su operación, aspecto fundamental, por lo que se decidió implementar una estrategia de negocio que le permitiera dar seguimiento puntual, continuo e inteligente a los datos que generan sus diversas áreas. Dichos datos, convertidos en información, sirven para que la alta gerencia tome las decisiones adecuadas a tiempo y así ofrecer un servicio ininterrumpido y de calidad a sus cientos de miles de clientes.

Exista gran cantidad de información financiera almacenada y disponible de diversa manera, independiente y estructurada según el criterio de cada usuario; su recuperación, integración, análisis y presentación demandaba un trabajo adicional, excesivo, repetitivo, no uniforme y preparado cada oportunidad que se lo requería como reporte, a pedido de las autoridades y para utilizarlo en la adopción de las decisiones.

Enfoque

Los esfuerzos de la Administración de la EEQ y de ellos el de la Dirección de Finanzas para explotar la información que existe y se dispone a lo largo de la cadena de valor y en todos los procesos estratégicos y de apoyo del negocio, para compartirla y utilizarla en los distintos niveles existentes y principalmente del nivel gerencial, se efectiviza con el inicio de la implementación de una plataforma de Business Intelligence (BI) que le permita extraer información en línea, analizarla y reportarla a las diferentes instancias administrativas y de gestión para una mejor toma de decisiones.

Para ello EEQ invita a tres proveedores de soluciones de Inteligencia de Negocios. Tras evaluar la relación de inversión y robustez de cada herramienta, EEQ decide escoger la solución presentada por la compañia Noux C.A la cual utiliza tecnología de Business Objects.

Tras enfrentar el reto interno de homologar las expectativas de los consumidores de la información, hoy, a través de 9 usuarios de la solución, la Dirección de Finanzas responde a las necesidades de reporte y análisis de 6 áreas de negocio de EEQ para que éstas decidan con base en información real y actualizada.

El mejor ejemplo que puede darse de la aplicación y bondades de este sistema, explica el Ing. Nelson Segovia, “es la planeación para la disposición oportuna de los insumos críticos necesarios para la operación, mantenimiento e inversión en obras de infraestructura eléctrica. Hoy podemos adelantar escenarios al conocer el estatus exacto y actualizado de los inventarios en nuestras bodegas, agilitando así la compra de productos o contratación de servicios que nos permitan darle continuidad al servicio de energía eléctrica del que dependen los habitantes situados en el área de concesión de la EEQ”.

Igualmente importante es que la herramienta le permite a la alta y media gerencia de EEQ acceder a los reportes que genera la plataforma para consultar el estatus de los indicadores clave de sus organizaciones como: cuentas por pagar, cuentas por cobrar, rentabilidad, satisfacción del cliente, efectividad en mantenimiento, etc.

“Hoy, estimo ninguna otra empresa eléctrica en el país cuenta con una herramienta de Inteligencia de Negocios similar a la de la EEQ; de hecho, la Empresa es pionera en la creación y aplicación de diversos estándares en la industria eléctrica del Ecuador y posiblemente de Latinoamérica,” concluye Segovia.

Los resultados esperados se reflejarán en aspectos tales como:

  • Aumento en los índices de continuidad de servicio.
  • Aceleramiento de la rapidez y efectividad en la toma de decisiones, al proveer a la gerencia alta y media de facilidades de análisis y reportes diarios, mensuales y trimestrales.
  • Mayor eficiencia al destinar horas de trabajo de personal que anteriormente recopilaba la información, a labores estratégicas.
  • Récord de implementación de la solución en 5 meses.
  • Automatización de creación de reportes para los accionistas, entes de control y usuarios internos de la EEQ.